¿Qué es Microsoft Access?

Toda empresa u organización necesita tener un control de sus datos. Microsoft Access es una aplicación para manejo de bases de datos que cuenta con una interfaz de usuario amigable que facilita su uso sin requerir un conocimiento especializado de programación.

Microsoft Access maneja varios tipos de datos (texto, numérico, fechas, etcétera) de manera flexible. Access puede además importar y exportar datos de Word, Excel, y otras bases de datos.

Las computadoras operan sobre datos que han sido organizados dentro de agrupamientos lógicos, para que su procesos sea efectivos y los resultados obtenidos sean útiles.

La información disponible en una base de datos puede ser cualquier cosa que se considere importante para el individuo o la organización.
Dicho de otro modo, cualquier cosa necesaria para apoyar el proceso general de atender los asuntos de un individuo u organización.

Objetos de Access

En Access se denomina objeto a cualquier cosa o elemento sobre los que actúa la aplicación. En una base de datos de Access los objetos principales son (ver Figura 1): tablas, consultas (queries), informes, formularios, macros, y módulos. El conjunto de estos objetos constituye una base de datos de Access.

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Figura 1. Menú de objetos de MS Access.

Tabla
La información de una base de datos esta organizada en forma tabular (ver Figura 2). Cada tabla contiene datos acerca de alguna entidad de información, por ejemplo, clientes. Las tablas guardan la información en registros que corresponden a las hileras y campos que corresponden a las columnas y definen los nombres y tipos de datos que componen la tabla.
Columna o campo
Cada columna representa una característica de los datos.
Hilera o registro
Las hileras son instancias conocidas como registros.

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Figura 2. Tabla de datos

Consultas
Es un objeto que proporciona una vista de una o varias tablas. Las consultas se pueden usar para consultar, borrar, actualizar, o insertar datos en una tabla. También es posible definir consultas que creen nuevas tablas a partir de las tablas existentes. Una consulta puede ser una búsqueda simple de un registro específico o una solicitud de seleccionar todos los registros que satisfagan un conjunto de criterios. Una vez hecha la selección, se puede producir un listado.

Formularios
Es un objeto diseñado principalmente para introducir, mostrar, o controlar la ejecución de las aplicaciones (ver Figura 3). Las formas se pueden imprimir y también se usan para personalizar la presentación de la base de datos.

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Figura 3. Panel de control generado por el asistente de BD.

Reportes
Objeto diseñado para calcular, imprimir, totalizar, y definir una buena apariencia de la información presentada. Por ejemplo, lista ordenada de los campos y registros seleccionados en un formato fácil de leer, o etiquetas para envíos por correo y formatos de cartas personalizados.
Macros
Las macros se pueden utilizar para ejecutar secuencias de operaciones de manera automática. Algunos ejemplos de instrucciones que se pueden incluir en una macro son: validar campos, abrir y ejecutar queries, abrir tablas, imprimir reportes, ejecutar otras macros.
 
Módulos
Es un objeto que contiene una función personalizada y que puede ser creada utilizando Visual Basic for Applications (VBA).

Tipos de datos

Access permite nombres de hasta 64 caracteres. Es recomendable utilizar nombres descriptivos. Los tipos de datos en Access pueden ser:

Texto.
Caracteres alfanuméricos. Hasta 255 caracteres.
Memo.
Caracteres alfanuméricos. Hasta 64,000 caracteres.
Numero.
Valores numéricos en varios tipos y formatos.
Fecha/Tiempo.
Formato de fecha
y hora.
Moneda.
Datos monetarios.
Auto Numérico.
Contador numérico auto incrementado.
Si/No.
Valores lógicos. Si/No, Verdadero / falso.
Objetos OLE.
Imágenes, graficas, multimedia, documentos de Office.

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